○久米南町立学校文書取扱規程

平成15年5月22日

教育委員会規程第1号

(目的)

第1条 この規程は、久米南町立小学校、中学校に属する文書事務の適正かつ能率的な運営を図るため、必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)

第2条 この規程における文書とは、学校職員が職務上作成し、又は取得した文書であって、学校が保有しているものをいう。

(事務処理の原則)

第3条 事務は、文書によって処理することを原則とする。

(文書取扱いの原則)

第4条 文書は、明確な責任のもとに、正確かつ迅速に取り扱わなければならない。

(校長の職務)

第5条 校長は、学校における文書に関する事務を総括し、事務が適正かつ円滑に処理されるよう常に留意し、その処理状況について職員を指導監督しなければならない。

(文書取扱責任者)

第6条 学校に文書取扱責任者を置く。

2 文書取扱責任者は、事務職員をもって充てる。

3 文書取扱責任者は、校長の監督を受け、学校における次の各号に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の処理の促進に関すること。

(2) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。

(3) 文書の受発に関すること。

(4) その他文書の取り扱いに関し必要な事項

4 文書取扱責任者が不在のときは、校長が指名した職員が、前項各号に掲げる事務を代行することができる。

(秘密保持の原則)

第7条 個人に関する情報であって特定の個人が識別され、又は識別され得る文書は、特に細心の注意をもって取り扱わなければならない。

(文書の受領)

第8条 学校に到着した文書は、文書取扱責任者が受領する。

2 会議その他の理由で職員が直接受領した文書は、速やかに文書取扱責任者に回付しなければならない。

(文書の収受)

第9条 文書取扱責任者は、受領した文書のうち、親展文書その他開封を不適当と認めるものを除き、すべての文書を開封し、文書の余白に受付印を押印し、文書受理発送簿に所要事項を記入する。ただし、軽易と認める文書については、受付印の押印及び文書受理発送簿の記入は省略することができる。

(文書の配布)

第10条 文書取扱責任者は、収受した文書を校長及び教頭の閲覧に供し、その指示に従い速やかに担当者に配布しなければならない。

(文書の処理)

第11条 文書の配布を受けた担当者は速やかに、処理しなければならない。

(起案)

第12条 起案は起案用紙を用いて行うものとする。ただし、定期的な報告又は軽易な文書はこの限りでない。

(回議及び決裁)

第13条 起案文書は、関係職員、教頭、校長の順に回議し、校長の決裁を受けなければならない。

2 起案者は、起案文書で特に重要なもの又は秘密に属するものは、持ち回り回議をしなければならない。

(代決及び後閲)

第14条 教頭が代決した文書は、校長の登校時に閲覧に供しなければならない。

(公印の使用)

第15条 発送文書には、久米南町教育委員会公印規則(昭和55年教育委員会規則第6号)の規定に基づき公印を押印する。ただし、軽易な文書についてはこの限りでない。

(発送文書の記号及び番号)

第16条 文書を発送する場合は、当該文書に学校を表す略字記号を付し、文書受理発送簿により番号を記入しなければならない。ただし、軽易な文書については、略字記号及び番号の記入は省略することができる。

2 文書番号は、毎年4月1日から起こすものとする。

(文書保存分類表)

第17条 文書の分類及び保存期間は、久米南町立学校文書保存分類表(以下「文書分類表」という。)による。

2 保存期間の起算日は、年度のものにあっては、その翌年度の始めから起算し、暦年によるものは、その完結した日の属する年の翌年の始めから起算する。

(文書の保管及び保存の原則)

第18条 保存文書は、いつでも閲覧できるよう整理しておくとともに、紛失、火災、盗難等の予防処置を講じ、重要文書類については、非常時に持ち出しが出来るよう、常に注意を払って整理しておかなければならない。

2 完結文書は、会計年度ごとに整理、保管及び保存するものとする。ただし、暦年ごとに整理、保管及び保存することが適当な文書については、暦年ごとに整理、保管及び保存することができる。

3 完結文書は、原則として現年度に係るものを整理し、保管するものとする。

4 文書は、校外に持ち出し又は外部の者に公開してはならない。ただし、軽易な文書について、校長の承認を受けたときは、この限りでない。

(完結文書の整理及び保管)

第19条 担当者は、文書処理が完結したときは、当該文書を直ちに文書分類表により整理、保管しなければならない。

2 文書取扱責任者は、前条第3項に規定する保管期間経過後引き続き保存を必要とする文書については、文書分類表により保存するものとする。

(未処理文書の保管)

第20条 未処理の文書は、担当者において一定の場所に保管し、常にその所在を明らかにしておくものとする。

(文書目録の作成等)

第21条 保存文書には、文書目録(様式第1号)を作成し、当該文書に綴っておかなければならない。文書目録は、教育委員会から提出を求められたときは、速やかに提出しなければならない。

(保存文書の廃棄)

第22条 保存年限を経過した文書は、文書廃棄簿(様式第2号)により校長の承認を得て、焼却、裁断その他の方法により処分するものとする。

2 校長は保存の必要がないと認められる保管文書については、廃棄することができる。

附 則

この規程は、平成15年5月28日から施行する。

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久米南町立学校文書取扱規程

平成15年5月22日 教育委員会規程第1号

(平成15年5月28日施行)