○久米南町文書編さん保存規程

平成13年3月30日

規程第8号

(趣旨)

第1条 この規程は、久米南町における文書の編さん及び保存について必要な事項を定めるものとする。

(対象となる文書)

第2条 この規程で文書とは、おおむね次のとおりとする。

(1) 一般文書

(2) 台帳、帳簿

(3) 伝票、カード類

(4) 町が発行する印刷物

(5) 図面、写真

(6) 資料

(保存年限の区分)

第3条 文書の保存年限は、法令等に特別の定めがある場合を除き、次のとおりとする。

(1) 第1種 永年保存

(2) 第2種 10年保存

(3) 第3種 5年保存

(4) 第4種 3年保存

(5) 第5種 1年保存

2 前項各号に掲げる文書の保存年限の基準は、別表のとおりとする。

(保存年限の起算)

第4条 保存年限の起算は、その文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

(常用文書)

第5条 主管課長は、年度が更新されても使用頻度が高い文書を常用文書として指定することができる。

2 常用文書に指定することができる文書は、次に掲げるものとする。

(1) 当年度に継続中である事務又は事業に関係する文書

(2) 当年度に発生することが予想される事務又は事業に関係する文書

(3) 当年度に常時使用する例規、台帳、名簿等の文書

(文書分類表)

第6条 文書は、系統的に秩序立てて保管、保存し、文書の探し出しの効率化を図るために別に定める文書分類表(以下「分類表」という。)にしたがって分類するものとする。

2 各担当者は、新たな事業等が生じ、既存の分類表の題目にないタイトルが必要になった場合には、速やかに分類表の変更を検討しなければならない。

3 各課の文書取扱主任(久米南町文書取扱規程(平成13年久米南町規程第7号)第5条に規定する文書取扱主任をいう。)は、分類を追加する必要が生じた場合、その箇所を分類表に書き込み、年度末に追加した分類表を総務企画課長に提出し、登録する。ただし、分類表の第1分類の追加、それに伴う第2、第3分類の移動等については、その都度、総務企画課長に協議するものとする。

4 総務企画課長は、分類表の項目の登録又は変更が生じた場合、年度末に登録項目等を整理し、年度始めに各課の文書取扱主任へ新たな文書分類による分類表を交付するものとする。

(文書の整理)

第7条 文書の整理は、原則として簿冊により行う。

2 簿冊は、年度範囲により次の3種類に区分される。

(1) 年度完結簿冊

(2) 通年綴り簿冊

(3) 暦年綴り簿冊

3 年度完結簿冊は、複数年の文書を混在させてはならない。

(簿冊の編さん)

第8条 文書は、文書取扱主任の指導のもと、原則として文書分類表にしたがって取りまとめ、次の各号により処理しなければならない。

(1) 一つの簿冊には、原則として作成年度、文書分類表の細分類、保存年限の3点について同一の文書のみを綴じるものとする。

(2) 簿冊は、各冊ごとに、保存用表紙(様式第1号)を付して行うこと。

(3) 簿冊の題名は、原則として、文書分類表の細分類名によること。

2 前項による編冊が困難な特殊の文書については、文書保存箱等によりこれを保存することができる。

3 製本物については、様式第2号のタイトルを表紙に、図面筒、箱等簿冊以外の形状のものについては、様式第3号のタイトルを見やすい位置に添付する。

(簿冊目録)

第9条 年度内に課内で起こしたすべての簿冊の把握に資するため、文書取扱主任は、簿冊目録を作成し、管理するものとする。

2 簿冊目録には、次に掲げる事項を記入する。

(1) 作成年度

(2) 主管課名

(3) 保存年限

(4) 文書分類番号

(5) 簿冊番号

(6) 簿冊名

3 簿冊番号は、簿冊目録に登録する際に文書取扱主任が各担当者に付与し、簿冊目録に記入するとともに、簿冊の表紙に同一の番号を付するものとする。

4 簿冊目録は、次の2種類から成る。

(1) 簿冊番号の発番を行うための簿冊一覧表(様式第4号)

(2) 文書分類番号及び保存年限ごとに作成する簿冊管理台帳(様式第5号)

(文書目録の添付)

第10条 簿冊には、綴じ込まれている文書の正確な把握に資するため、最初の頁に文書目録(様式第6号)を添付する。

2 文書目録には、簿冊に新たな文書が綴じ込まれる度に文書名を追加記入する。

3 文書目録の作成及び管理は、簿冊を管理する各課の職員が行うものとする。

(文書の保管)

第11条 文書の保管は、文書取扱主任のもと各課において行うものとする。

2 保管の対象となる文書は、現年文書、常用文書及び保存年限起算日より1年以内の文書とする。

(置換え)

第12条 文書の置換えは、保存年限起算日より課内保管が1年経過した文書を対象に、毎年8月末までに各課が管理する保存書庫等に行うものとする。

2 文書取扱主任は、文書目録及び置換え対象文書の内容を確認し、主管課長の確認印の押印を受けた後、文書目録及び簿冊管理台帳をそれぞれ2部複写し、1部を総務企画課へ提出し、1部を各課の控えとして用いるものとする。

3 置換え対象文書の書庫への整理は、各課において行うものとする。

(文書の保存)

第13条 文書の保存は、各課においてそれぞれの簿冊の保存年限にしたがって保存期間が満了するまで保存するものとする。

(文書の廃棄)

第14条 保存年限満了文書の廃棄は、毎年8月末までに総務企画課の指示のもと、各課において行う。

2 文書の廃棄は、次に掲げる方法により行うものとする。

(1) 総務企画課長は、簿冊管理台帳により廃棄の対象となる簿冊名、文書名を選定し、廃棄文書通知を作成し、各課に配布する。

(2) 廃棄文書通知を受け取った各課は、その内容を確認し、保存期間の延長が必要な簿冊、文書が生じた場合には、最下段の備考欄に保存期間延長と記入し、予定される保存期間終了日を記入する。

(3) 総務企画課、各課ともに、簿冊管理台帳と廃棄される簿冊の文書目録に廃棄年月日を記入する。各課は、総務企画課の指示のもと、簿冊の廃棄処分を行う。

(4) 各課の文書取扱主任は、廃棄処分の最終確認を行い、簿冊管理台帳、文書目録に確認印を押す。

(5) 各課で廃棄処分を行い、廃棄登録を終えた簿冊管理台帳及び文書目録は、その写しを総務企画課長に提出し、総務企画課長は該当部分を差し替える。

附 則

この規程は、平成13年4月1日から施行する。

附 則(平成15年6月6日規程第3号)

この規程は、平成15年6月9日から施行する。

附 則(平成20年3月14日規程第7号)

この規程は、平成20年4月1日から施行する。

別表(第3条関係)

文書分類保存年限基準

第1種 永年保存

1 町議会の議決書及び議事録

2 条例、規則、規程及び告示の原議並びに関係書類

3 町広報

4 進退、賞罰、身分等の人事に関する書類

5 退職年金及び遺族年金に関する文書

6 褒賞に関する文書

7 不服申立、審査請求、訴訟、調停及び和解に関する重要な文書

8 調査及び統計で特に重要な文書

9 事務引継に関する重要な文書

10 財産及び町債に関する文書

11 文書目録

12 工事関係書類で特に重要なもの

13 市町村の設置、分合、境界変更及び名称の変更に関する文書

14 歳入歳出予算書及び決算書

15 重要な契約書

16 その他永年保存の必要を認められるもの

第2種 10年保存

1 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通知及び往復文書

2 認可、許可又は契約に関するもの

3 原簿及び台帳

4 寄付採納に関する重要なもの

5 予算、決算及び出納に関する帳票並びに証拠書類

6 物品の出納簿

7 租税その他各種公課に関するもの

8 町税徴収に関する文書

9 補助金に関する書類

10 工事に関する書類

11 その他10年保存の必要を認められるもの

第3種 5年保存

1 調査、統計、報告、証明等に関するもの

2 物品に関する書類

3 その他5年保存の必要を認められるもの

第4種 3年保存

1 消耗品及び材料に関する受払簿

2 宿日直日誌、出勤簿、出張命令簿等職員の勤務の実態を証するもの

3 照会、回答その他往復文書に関するもの

4 その他3年保存の必要を認められるもの

第5種 1年保存

1 軽易な文書

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久米南町文書編さん保存規程

平成13年3月30日 規程第8号

(平成20年4月1日施行)