○久米南町文書取扱規程
平成13年3月30日
規程第7号
(目的)
第1条 この規程は、町長の権限に属する文書事務の適正かつ能率的な運営を図るため、必要な事項を定めることを目的とする。
(1) 文書等 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)並びに電磁的記録(電子的方法、磁気的方法その他人の知覚によっては認識することができない方法で作られた記録をいう。次号において同じ。)をいう。ただし、官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。
(2) 電子文書 電磁的記録のうち、電子計算機による情報処理の用に供されるもの(書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)を含むものに限る。)をいう。
(3) 電子署名 電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(4) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され、交換される電子文書をいう。
(事務処理の原則)
第2条 事務は、文書等によって処理することを原則とする。
(文書等取扱いの原則)
第3条 文書等は、明確な責任のもとに、正確かつ迅速に取り扱わなければならない。
(文書取扱主任及び文書取扱副主任)
第4条 文書等の取扱いに関する事務の円滑を図るため、課に文書取扱主任及び文書取扱副主任を置く。
2 文書取扱主任は、課長代理又は、課長補佐(以下「課長代理等」という。)をもって充てる。ただし、課に2人以上の課長代理等が置かれているときは、課長の指名する課長代理等をもって充て、課に課長代理等が置かれていないときは、課長が指名する職員をもって充てる。
3 文書取扱副主任は、課長が所属の職員のうちから指名する。
4 各課長は、文書取扱主任及び文書取扱副主任を指名したときは、直ちにその職名及び氏名を総務企画課長に通知しなければならない。文書取扱主任又は文書取扱副主任を変更したときも、同様とする。
(文書取扱主任の職務)
第5条 文書取扱主任は、上司の命を受け、その課における次の各号に掲げる事務を処理する。
(1) 文書等の審査に関すること。
(2) 文書等の受発に関すること。
(3) 文書等の整理及び保存に関すること。
(4) 文書事務の処理の促進及び改善に関すること。
(5) その他文書等の取扱いに関し必要な事項
2 総務企画課の文書取扱主任は、前項に定めるもののほか次の事務を処理する。
(1) 総合行政ネットワーク文書の受信及び送信並びに電子署名に関すること。
(文書取扱副主任の職務)
第6条 文書取扱副主任は、文書取扱主任の指示を受けて前条に規定する事務をつかさどる。
(文書事務の指導)
第7条 総務企画課長は、各課における文書等が第3条の規定に従って円滑に処理されるよう常に留意し、その処理状況について、随時指導しなければならない。
(閲覧、写しの交付及び貸出しの禁止)
第8条 文書等は、久米南町情報公開条例(平成13年久米南町条例第22号)に基づき公開する場合、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に基づき開示等する場合又は町の事務事業を執行するために必要であり、かつ、第三者の権利若しくは利益を侵害することがないと明らかに認められる場合であって主管課長の許可を得たときのほかは、関係職員以外の者に閲覧させ、写しを交付し、又は貸し出してはならない。
(文書の種類)
第9条 町の作成する文書の種類は、次の各号のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
(3) 規程 全部又は特定の課等若しくはこれらの職員に対して事務処理又は一定事項について指示命令するもの
(4) 告示 法令の定めのある事項又は処分若しくは決定した事項等を広く一般に公示するもの
(5) 公告 告示以外で、一般に公示するもの
(6) その他 通知、報告、照会、回答、答申、願、申請、進達、依頼、届、契約、証明、裁決等
(文書の記号及び番号)
第10条 町の作成する文書に付する記号及び番号は、次の各号により処理しなければならない。
(1) 条例、規則、規程及び告示には、町名及び番号をそれぞれ付すること。
(2) 公告には、記号及び番号を用いないこと。ただし、整理のために必要な一連番号を付することを妨げない。
(3) 前2号に掲げるものを除き、町の作成する文書には、原則として課のかしら文字及び番号を付すること。
(4) 前号の規定によって付する課のかしら文字で混同しやすい文字がある場合は、町長の承認を得て適当な文字を用いること。
(5) 町の作成する文書の番号は、条例、規則、規程及び告示にあっては暦年により、その他のものにあっては原則として会計年度により更新すること。
(6) 条例、規則、規程及び告示の番号は総務企画課で起こすものとし、その他のものにあっては主管課で起こすものとする。
(1) 議会に提出する議案その他の案件 町長
(2) 条例、規則、規程、告示及び公告 町長
(3) 命令、許可、認可、裁定その他の行政処分を行う文書 町長
(4) 契約 町長
(5) 指示、勧告、助言、申請、協議、通知等の文書 町長
(6) 照会文書に対する回答文書 照会文書の発信者に相当する者
(7) 所掌事務の照会、資料の配付、回答の督促、会議の連絡等の通知又は依頼の文書 課長
(文書等の収受及び配布)
第12条 文書等及び物件は、総務企画課において収受し、次により処理しなければならない。ただし、直接主管課へ送達された文書等及び物件は、主管課において収受することができる。
(1) 親展文書、機密文書
親展文書又は秘と表示された文書及び封書に入札書と表示された文書は、特殊郵便送付簿(様式第1号)に記載し、封かんのまま、主管課又は名あて人に送致する。
(2) 書留及び配達記録その他重要品を添付してあるもの
書留及び配達記録その他重要品を添付してあるものは、特殊郵便送付簿に記載し、封かんのまま、主管課又は名あて人に送致する。
(3) 電報
電報は、特殊郵便送付簿に記載し、収受時刻を記入のうえ、主管課に送致する。
(4) 審査請求、訴訟その他収受の日時が権利の得喪、変更等に関係があると認められる文書は、特殊郵便送付簿に記載し、必要に応じて、収受時刻を記入のうえ、封かんのまま、主管課に配布する。開封した場合は、封皮を添付するものとする。
(5) 前各号に掲げるものを除き、文書等及び物件は、そのまま主管課に配布するものとする。
2 2課以上に関係ある文書等は、その主たる主管課に配布し、その判定が困難な文書等については総務企画課長が定める。
3 異例又は所管課が明らかでない文書等の配布先は、町長が決定する。
4 文書取扱主任は、別に定めるところにより、総務企画課において文書等の配布を受けなければならない。
5 文書取扱主任は、親展書留、電報及び書留並びに審査請求、訴訟その他収受の日時が権利の得喪、変更等に関係があると認められる文書等の配布を受けたときは、特殊郵便送付簿に受領印を押印しなければならない。
(勤務時間外に送達された電報及び物件の処理)
第13条 勤務時間外に到達した電報又は物件は、宿日直者が受領し、受領した日付ごとに区分して、保管しなければならない。
2 前項の電報又は物件は、勤務時間開始後、速やかに、総務企画課長に引き継がなければならない。ただし、緊急を要する電報又は物件については、この限りでない。
(郵便料未納のものの収受)
第14条 郵便料未納(不足分を含む。)の文書等又は物件が到達したときは、発送者が官公署であるもの又は公務に関すると認めたものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。
(配布文書の処理)
第15条 主管課に配布され、又は直接主管課において収受した文書等は、文書取扱主任において次により処理しなければならない。
(2) 前号の収受印を押印した文書は、収受番号を記入するとともに文書管理台帳(様式第3号)に処理期限及び久米南町文書編さん保存規程(平成13年久米南町規程第8号)による分類番号(以下「文書分類番号」という。)等所要事項を記入する。さらに要処理文書には文書処理カード(様式第4号)を貼付するものとする。ただし、軽易な文書については、文書管理台帳への記入を省略することができる。
(3) 所定の手続を終わった文書等は、直ちに課長の閲覧に供すること。
(4) 他課に関係のある重要文書等は、その写しを作成し、関係課に送付すること。
(5) その課の分掌に属しない文書等は、直ちに、理由を付して認印を押した後、総務企画課に送付すること。
(電子文書の収受等)
第15条の2 電子文書は、電気通信回線を利用して収受することができる。ただし、町に対する申請、届出等に係る電子文書で当該申請、届出等を行った者の作成に係るものであること又は内容の改変が行われていないことの確認を要するものにあっては、主管課長が総務企画課長と協議し、承認を得た場合に限る。
2 電子文書を収受した場合にあっては、主管課において、その内容を速やかに用紙に出力するものとする。
(総合行政ネットワーク文書の受信等)
第15条の3 総務企画課において総合行政ネットワーク文書を受信した場合にあっては、前条の規定にかかわらず、総務企画課の文書取扱主任が、次により処理するものとする。
(1) 受信した総合行政ネットワーク文書に係る電子署名について検証を行うこと。
(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、形式上誤りがない場合にあっては受領通知を、形式上誤りがある場合にあっては否認通知を、当該文書の発信者に対して送信すること。
(3) 前号の規定により受領通知を送信した当該文書について、速やかにその内容を用紙に出力すること。
(4) 総務企画課の文書取扱主任は、前号の規定により出力した用紙を、主管課の文書取扱主任に配布すること。
(課長の措置)
第16条 課長は、第15条第3号の規定による文書等を受けたときは、直ちに査閲し、文書処理カードの添付された要処理文書には必要な指示を記載し、自ら処理するもののほか、課長代理及び課長補佐を経て事務担当者に配布して、その処理を命じなければならない。ただし、特に重要又は異例に属するものは、あらかじめ、上司の指示を受けて処理しなければならない。
(合議)
第17条 合議又は他課の供閲に付すべき文書は、次の各号の手続きに従い処理しなければならない。
(1) 文書処理カードに合議先又は供閲(以下「合議」という。)課名が記載されているものは合議手続きをとること。
(2) 前号の合議を了し、処理カードに合議先の認印を受けること。
(文書の起案)
第18条 事務担当者は、文書処理カードの指示に従い、カードが貼付されない文書等は、内容により起案用紙(様式第5号)を用いて処理案を作成しなければならない。ただし、定例若しくは簡易な事項を立案するにとどまる程度のものは、起案用紙を用いず、文書の余白に文案又は処理案を記載し、又はあらかじめ定めた帳簿を用いる等簡便な方法で、これに代えることができる。
(文案の書き方)
第19条 文案は、常用漢字表及び現代仮名遣いにより、字画を正し、文意を簡明にし、字句を削除した場合は、これに認印を押さなければならない。
(回議)
第20条 起案文書は、関係職員及び文書取扱主任を経て、直接上司の決定及び関係課の合議を経て決裁を受けなければならない。
(文書取扱主任の文書審査)
第21条 文書取扱主任は、起案文書が回付されたときは、これを審査し、文書の処理に関する規定に抵触するおそれがあり、又は訂正すべき字句があると認められるものについては、必要な措置をとらせるものとする。
(決裁印)
第22条 課長の決裁したものは主管課文書取扱主任において決裁印(様式第6号)を押し、副町長又は町長の決裁したものは総務企画課において決裁印を押し、文書を事務担当者に回付するものとする。
(完結文書の保管)
第23条 完結文書は、各課で編さんし、保管しなければならない。
2 完結文書の編さん保存については、久米南町文書編さん保存規程の定めるところによる。
(未処理文書の追及)
第24条 文書取扱主任は、文書事務の円滑な実施を図るため、文書の処理状況を常に把握するとともに、文書管理台帳により、関係職員に文書の処理を督促する等必要な措置を講じなければならない。
(発送文書の処理)
第25条 決裁を受けた文書のうち発送文書については、主管課において文書発送番号簿(様式第7号)に所要事項を記入するとともに、起案用紙に文書番号及び施行年月日を記入しなければならない。
(文書の浄書及び校合)
第26条 決裁を受けた文書で浄書を要するものは、次の各号により即日浄書及び校合しなければならない。ただし、即日処理が困難なものは、この限りでない。
(1) 浄書は、主管課において適切な方法で行うこと。
(2) 浄書した文書は必ず校合し、校合者は、校合が終わったときには、決裁文書の校合者欄に認印を押すこと。
(公印取扱者の文書審査)
第27条 公印取扱者(久米南町公印に関する規程(昭和56年久米南町規程第37号)第2条の2に規定する公印取扱者をいう。)は、公印を押印するために文書を掲示されたときは、第17条に規定する文書取扱主任の文書審査に準じてこれを審査し、疑義がある場合は、主管課長に協議した上、必要な措置をとらせるものとする。ただし、単に様式、文例上の誤りその他単純な誤りに過ぎない場合は、起案の趣旨に反しない限り、適宜修正することができる。
(公印の押印)
第28条 発送文書には、久米南町公印に関する規程の定めるところにより、公印を押さなければならない。ただし、町長が別に定めるものは、公印の押印を省略することができる。
(1) 郵便によるものは、各課において、封筒に宛先を記載し、退庁1時間半前までに総務企画課に送致しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、あて先別にまとめて発送することが適当であるものについては、総務企画課長があらかじめ定めた期日に集中発送するものとする。
3 第1項の規定にかかわらず、次のものはファクシミリ等により送信することができるものとする。
(1) 急を要するもの
(2) ファクシミリ送信等を可とする指定のあるもの
(3) 軽易なもの
(電気通信回線を利用した電子文書の送信)
第29条の2 前条の規定にかかわらず、電子文書は、電気通信回線を利用して送信することができる。
(総合行政ネットワーク文書の電子署名)
第29条の3 総合行政ネットワーク文書を総合行政ネットワークの文書交換システムにより送信する場合にあっては、当該文書に電子署名を付与するものとする。
2 前項の電子署名の付与を受けようとする者は、総務企画課の文書取扱主任に対し、当該文書に係る起案文書その他証拠書類を添えて請求するものとする。
3 総務企画課の文書取扱主任は、前項の請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書の内容について、当該文書に係る起案文書その他証拠書類との照合審査を行った上で、電子署名の付与を行うものとする。
4 前3項に定めるもののほか、総合行政ネットワーク文書への電子署名の付与に関し必要な事項は、別に定める。
(総合行政ネットワーク文書の送信)
第29条の4 総合行政ネットワークの文書交換システムによる総合行政ネットワーク文書の送信は、総務企画課の文書取扱主任が行うものとする。
(時間外の文書の発送)
第30条 勤務時間外に、やむを得ず文書を発送する必要がある場合は、あらかじめ総務企画課長に連絡して、その指示を受けなければならない。
2 勤務時間外に、やむを得ず総合行政ネットワークの文書交換システムによる総合行政ネットワーク文書の送信を行う必要がある場合は、あらかじめ総務企画課の文書取扱主任に連絡して、その指示を受けなければならない。
附則
1 この規程は、平成13年4月1日から施行する。
(文書管理システムの試行に係る取扱いの例外)
2 令和4年4月1日から令和5年3月31日までを文書管理システム導入のための試行期間とし、当該期間中は、試行実施所属(以下「実施所属」という。)をして、この規程によらない取り扱いができるものとする。ただし、この場合において、実施所属の所属長及び文書取扱主任は、文書の適正な管理を担保するため、随時必要な調整を行わなければならない。
附則(平成14年11月15日規程第11号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成15年6月6日規程第3号)
この規程は、平成15年6月9日から施行する。
附則(平成17年3月25日規程第3号)抄
(施行期日)
1 この規程は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月26日規程第2号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年1月18日規程第3号)
(施行期日)
1 この規程は、公布の日から施行する。
(経過措置)
2 平成20年3月31日までの間、この規程による改正後の久米南町文書取扱規程の規定中「総務企画課」とあるのは「総務課」と、「総務企画課長」とあるのは「総務課長」とする。
附則(平成28年3月25日規程第1号)
この規程は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
附則(平成30年3月26日規程第3号)
この規程は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月31日規程第5号)
この規程は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和4年3月29日規程第4号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(令和5年3月31日規程第3号)
この規程は、令和5年4月1日から施行する。
